لجنة الفحص والاستلام للمواد الواردة: متى تجتمع وماذا تقرر وما مصير المرفوض؟
تتولى لجنة الفحص والاستلام فحص الأصناف الواردة والتحقق من مطابقتها للمواصفات أو العينة المعتمدة، وتقرير قبولها أو رفضها قبل استلامها نهائيًا. وتُبلَّغ اللجنة بإشعار الاستلام المؤقت لتباشر عملها خلال مدة لا تزيد على خمسة أيام، ويُشعَر المورد بموعد اجتماعها ويحق له الحضور، ولا يصبح قرارها نافذًا إلا باعتماد صاحب الصلاحية.
قد يُنظر إلى الاستلام على أنه إجراء مستودعي بحت. لكن الأصناف المشتراة لا تدخل المخزون قبل أن تقرر لجنة الفحص قبولها، وهذا القرار يمسّ علاقة الجهة بالمورد وحقوقه والتزاماته، ويستند إلى نصين: قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، والمادة (130) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
يجمع هذا المقال بين النصين ليرسم مسار اللجنة من إشعار الاستلام المؤقت حتى قرار القبول أو الرفض.
ما الذي تفعله لجنة الفحص والاستلام تحديدًا؟
تتحقق اللجنة من أن الأصناف الواردة مطابقة للمواصفات أو العينة المعتمدة، وتقرر قبولها أو رفضها. ويوثَّق ذلك في «محضر فحص ومعاينة» (النموذج رقم 6) الذي عرّفته القواعد بأنه نموذج يحتوي على تفاصيل الأصناف ونتيجة فحصها ومعاينتها ومدى مطابقتها للمواصفات والكميات المطلوبة وتقرير قبولها أو رفضها، وذلك قبل استلامها نهائيًا وإدخالها المستودعات.
وتنص اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية على أن قرار اللجنة بقبول الأصناف أو رفضها يصبح نافذًا بمجرد موافقة صاحب الصلاحية عليه. فاللجنة تقترح قرارًا فنيًا، ولا يكتمل أثره إلا بالاعتماد.
من وصول الشحنة إلى القرار: تسلسل الخطوات
تتتابع الخطوات في المستودعات المركزية والفرعية كما يلي:
| الخطوة | ما يحدث | المستند أو الأثر |
|---|---|---|
| 1. الاستلام المؤقت | تستلم الجهة الأصناف التي تحتاج إلى فحص استلامًا مؤقتًا، بحضور المسلّم. | إشعار استلام مؤقت (النموذج 1)، وتاريخه هو تاريخ الاستلام النهائي إن قُبلت الأصناف. |
| 2. إبلاغ اللجنة والمورد | تصل نسخة الإشعار آليًا إلى الإدارة المعنية لإبلاغ لجنة الفحص، ويُشعَر المورد بموعد الاجتماع. | تباشر اللجنة عملها خلال مدة لا تزيد على خمسة أيام من تاريخ إبلاغها. |
| 3. الفحص والمعاينة | تفحص اللجنة الأصناف بحضور المورد إن رغب، وتقرر القبول أو الرفض. | محضر فحص ومعاينة (النموذج 6) يعدّه مأمور عهدة ساحة الاستلام ويسلّم نسخة منه للجنة. |
| 4. الاعتماد | يعتمد صاحب الصلاحية قرار اللجنة. | ينفذ القرار بمجرد الاعتماد. |
| 5. الاستلام النهائي | تُعدّ مذكرة استلام بحضور أمين المستودع، وينقل الأمين الأصناف ويجري أمر الإضافة. | مذكرة استلام (النموذج 2)، ثم أمر إضافة في بطاقة الصنف. |
تتبّع المستندات ونسخها بعد القرار في مقال مستندات المستودع الحكومي: الاستلام والصرف والإرجاع.
ماذا يحدث للأصناف المرفوضة؟
إذا رفضت اللجنة صنفًا أو أكثر من الأصناف الموردة، تنص المادة (130) من اللائحة التنفيذية على الآتي:
- يُبلَّغ المورد بالأصناف المرفوضة وأسباب رفضها وبوجوب سحبها خلال سبعة أيام.
- يورّد المورد بديلًا عنها خلال مدة تحددها لجنة الفحص.
- لا تتحمل الجهة مسؤولية ما يحدث للأصناف من فقد أو تلف بعد انتهاء المدة المحددة لسحبها.
- إذا طلب المورد إعادة تحليل الأصناف المرفوضة لعدم مطابقتها للمواصفات أو العينة المعتمدة وقُبل طلبه، فعليه مصاريف التحليل ما لم تكن النتيجة لصالحه.
المدد المذكورة (خمسة أيام وسبعة أيام) منقولة من النصين المنشورين وقت كتابة المقال، وقد تُعدَّل. تُراجع النسخة السارية قبل الاحتجاج بها في مراسلات رسمية مع المورد.
لجنة الفحص ولجان المستودع الأخرى: ما الفرق؟
تذكر القواعد لجانًا متعددة في المستودع، ولكل منها غرض وتشكيل. وما نصت القواعد على تشكيله منها:
| اللجنة | متى تُشكَّل | ما ذكرته القواعد عن تشكيلها |
|---|---|---|
| لجنة الفحص والاستلام | عند ورود أصناف مشتراة تحتاج إلى فحص. | لم يحدد النصان المرجعيان هنا عدد أعضائها، وتتولى الجهة تشكيلها وفق أنظمتها. |
| لجنة الأصناف المرجعة | عند إرجاع أصناف إلى المستودع. | ثلاثة أعضاء على الأقل منهم أمين المستودع، وعضو فني إن اقتضى الأمر؛ وعضوان على الأقل في غرف الإمداد والطوارئ والمواقع النائية. |
| لجنة المعاينة والتحقيق في الفقد أو التلف | عند وقوع فقد أو تلف. | ثلاثة أعضاء على الأقل بينهم عضو من مراقبة المخزون، وآخر فني إن اقتضى الحال. |
| لجنة الجرد الكلي | مرة كل سنة على الأقل بقرار من السلطة المختصة. | من غير المسؤولين عن عهد المستودعات. |
حالات لا تمرّ بهذا المسار
في استلام الأصناف التي تتضمن تأثيث مبانٍ كالمستشفيات والمدارس والمكتبات ونحوها يُكتفى بمحضر استلام ابتدائي (النموذج 3) تُرسل نسخه آليًا إلى الجهات المعنية، وفق المادة التاسعة من القواعد. وفي غرف الإمداد والطوارئ والمواقع يعدّ المسؤول المختص محضر استلام بعد فحص الأصناف واستلامها. أما العقود ذات التنفيذ المستمر فتنص المادة (129) من اللائحة على أن تكون الجهة لجنة فنية لمعاينة الأعمال واستلامها قبل انتهاء مدة العقد، ويتم الاستلام النهائي بعد انتهائها.
وتخضع الهبات والتبرعات والمنح كذلك لفحص لجنة عند ورودها قبل تسليمها للمستودع المختص، وفق قرار مجلس الوزراء رقم (365) وتاريخ 14/8/1436هـ المشار إليه في القواعد.
المراجع الرسمية المعتمدة في هذا المقال
1) قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، الديوان العام للمحاسبة، نسخة معدّلة تعدّل القواعد الصادرة بتعميم الديوان رقم 18345 وتاريخ 29/3/1442هـ (gca.gov.sa): المواد الأولى والرابعة والتاسعة والحادية عشرة والسابعة عشرة والخامسة والعشرون والثامنة والعشرون.
2) اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية، وزارة المالية وهيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية، النسخة المنشورة بتاريخ نوفمبر 2022 على موقع وزارة الصحة: المادتان 129 و130. وهذه النسخة قد تكون عُدّلت بعد نشرها، فالمرجع النسخة السارية على منصة اعتماد.
هل يحضر المورد اجتماع لجنة الفحص؟
نعم، يُشعَر المورد بموعد اجتماع اللجنة ويُسمح له بحضور إجراءات الفحص والاستلام النهائي. وهذا نص المادة (130) من اللائحة التنفيذية، وتكرره القواعد حين تنص على إشعار المورد بموعد الاجتماع. وتتبع المستندات التي تصاحب الاجتماع في مستندات المستودع الحكومي.
كم تمهل لجنة الفحص قبل أن تباشر عملها؟
يصل إشعار الاستلام المؤقت آليًا إلى الإدارة المعنية لإبلاغ اللجنة، وعليها أن تباشر أعمالها خلال مدة لا تزيد على خمسة أيام من تاريخ إبلاغها. وبعد قبول الأصناف نهائيًا يستلمها أمين المستودع ويقيّدها خلال ثلاثة أيام، كما يوضح مقال أمين المستودع الحكومي: المهام والمسؤوليات.
ما مصير الصنف الذي ترفضه لجنة الفحص؟
يُبلَّغ المورد بالأصناف المرفوضة وأسباب الرفض، وعليه سحبها خلال سبعة أيام وتوريد بديل خلال مدة تحددها اللجنة. وبعد انتهاء مدة السحب لا تتحمل الجهة مسؤولية ما يصيب الأصناف من فقد أو تلف. أما فقد الأصناف المقبولة داخل المستودع فمساره مختلف، يوضحه مقال فقد أو تلف الأصناف الحكومية: الإجراءات النظامية والمسؤولية المالية.
متى يصبح قرار لجنة الفحص نافذًا؟
يصبح قرار اللجنة بقبول الأصناف أو رفضها نافذًا بمجرد موافقة صاحب الصلاحية عليه، وفق المادة (130) من اللائحة التنفيذية. وبعد القبول تُعدّ مذكرة الاستلام ويُجرى أمر الإضافة، وبذلك تدخل الأصناف المخزون وفق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
خلاصة القول
لجنة الفحص والاستلام ليست خطوة شكلية، بل نقطة التحقق الوحيدة قبل أن يصبح الصنف مخزونًا مسجّلًا ومسؤولية مالية على الجهة. والنصان الرسميان يضبطان توقيتها وإشعارها وحق المورد في الحضور وأثر قرارها ومصير المرفوض.
ويغطي نظام مورد® لإدارة المستودعات هذه المرحلة بالاستلام المؤقت والفحص والمعاينة ثم القيد وأوامر الإضافة وتحديث بطاقات الصنف.
هل تريد معرفة المزيد عن نظام مورد®؟
نظام مورد® مصمم خصيصًا للجهات الحكومية وشبه الحكومية في المملكة العربية السعودية. تواصل معنا للحصول على عرض تعريفي مجاني.
اطلب عرضًا تعريفيًا مجانيًا الآن