فقد أو تلف الأصناف الحكومية: الإجراءات النظامية والمسؤولية المالية

ثلاثة أنواع من العهدة، لكل منها مسؤول: عهدة إدارة أو قسم أو موقع، ومسؤولها هو مسؤول تلك الإدارة أو القسم أو الموقع الذي يضع الضوابط لحسن الاستخدام والمحافظة والصيانة حتى تسقط من العهدة. عهدة شخصية، ومسؤولها الموظف الذي بحوزته الصنف، وله مسؤولية كاملة عن حسن الاستعمال والمحافظة حتى تسقط من عهدته. ومخزون المستودع، ومسؤوله أمين المستودع أو مأمور العهدة، وهو مسؤول مباشر عن كافة محتويات المستودع.

يمر الفقد أو التلف بثماني خطوات إلزامية: الإبلاغ من أمين المستودع أو مأمور العهدة لمدير إدارة المستودعات؛ إعداد تقرير بالحادث يُرفع للسلطة المختصة؛ تشكيل لجنة معاينة وتحقيق من ثلاثة أعضاء على الأقل من بينهم عضو من إدارة أو وحدة مراقبة المخزون؛ جرد وحصر الأصناف المفقودة أو التالفة وإثبات قيمتها من واقع الأسعار المدونة؛ تقصي الأسباب لتحديد إن كان الفقد نتيجة إهمال أو تقصير أم عوارض طارئة؛ رفع تقرير بالنتائج والتوصيات إلى السلطة المختصة؛ إحالة كامل الأوراق إلى وزارة المالية لاتخاذ القرار النهائي مع إحاطة الديوان العام للمحاسبة؛ وأخيرًا التسديد والإسقاط، حيث يُسدِّد المتسبب قيمة الأصناف عند ثبوت التبعة المالية قبل إسقاطها من بطاقة الصنف وبطاقة مراقبة الصنف.

القاعدة العامة تعتمد متوسط أسعار توريد الصنف في السنة الأخيرة. للصنف المستديم الذي له مدة استعمال مقررة، يُستخدم المتوسط ذاته مع حسم مبلغ مناسب مقابل الاستهلاك خلال فترة الاستعمال قبل الفقد أو التلف. أما الصنف الذي يتأثر بالعوامل الجوية والظروف الطبيعية، فتُحتسب نسب الفقد طبقًا للنسب الفنية المتعارف عليها.

النظام ال يمنع الحادث، لكنه يقلّل نطاقه ويسرّع معالجته: بطاقة العهدة تحدد بدقة كل صنف مستديم بحوزة كل موظف ومنذ متى؛ نظام التنبيه الآلي للعهد يكشف العهد غير المسقطة؛ وتقرير الموظفين الذين ستنتهي خدماتهم وعليهم عهد مسجلة يمنع مغادرة موظف بعهدة قائمة — وهي من أكثر صور الفقد شيوعًا وأصعبها معالجة بعد وقوعها.