أمين المستودع الحكومي: المهام والمسؤوليات وحالات التسليم والاستلام

تنص القواعد على أن يُعيَّن لكل مستودع مركزي أو فرعي أمين مستودع أو مأمور عهدة، يساعده آخرون بحسب حاجة العمل. وتجيز تعيين أمين مستودع أو مأمور عهدة في غرفة الإمداد أو غرفة الطوارئ عند الاقتضاء. والمسمّيان في القواعد لشخص واحد هو المسؤول عن المستودع، ويختلف ذلك عن مأمور عهدة ساحة الاستلام الذي يتناوله القسم الثالث.

واشترطت القواعد أن يكون حاصلًا على التأهيل المناسب، وملمًّا بكافة أحكامها وبنظام وظائف مباشرة الأموال العامة وبالنماذج المستخدمة وطرق الحفظ وتصنيف المواد وترتيبها. وهو المسؤول المباشر عن كافة محتويات المستودع، ولا يجوز لغيره فتح المستودع أو إغلاقه.

أما المؤسسات والهيئات العامة التي لا يخضع منسوبوها لنظام الخدمة المدنية، فتحدد أسماء الوظائف المستودعية في لوائحها بعد اعتمادها من مجالس إداراتها أو ما في حكمها.

تحدد القواعد أربع مهام أساسية، وتضيف إليها إجراءات تفصيلية في مواد الاستلام والصرف والإرجاع. وتُنفَّذ هذه المهام عمليًا في نظام إدارة المستودعات الحكومية عبر القسم الخاص بالأمين في النظام الآلي:

تفصل القواعد بين من يحفظ الأصناف ومن يراقب القيود عليها بوظائف مستقلة. والغاية العملية من هذا الفصل ألا يكون من يراجع قيود الأمين هو الأمين نفسه.

عالجت المادة الخامسة أربع حالات، وكلها تنتهي بإدراج المحاضر في النظام الآلي فور إعدادها:

عند حدوث فقد أو تلف في المستودع، يبلّغ المسؤول عن المستودع مدير إدارة المستودعات بالحادثة. ثم يُرفع تقرير إلى السلطة المختصة التي تشكّل لجنة معاينة تحصر المفقود أو التالف وتستقصي الأسباب وتحدد المسؤولية. وتُسقَط الأصناف من عهدة الأمين وبطاقات مراقبة الصنف بموجب الأوراق المؤيدة لموضوع الفقد أو التلف. وإذا ثبتت تبعة مالية على المتسبب فعليه تسديد قيمة الأصناف التي أُسقطت من عهدة الأمين.

التفصيل الكامل لمسار الفقد والتلف وحساب القيمة في مقال فقد أو تلف الأصناف الحكومية: الإجراءات النظامية والمسؤولية المالية.

الوثيقة الرئيسية: قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، الديوان العام للمحاسبة، نسخة معدّلة تعدّل القواعد الصادرة بتعميم الديوان رقم 18345 وتاريخ 29/3/1442هـ، المنشورة على موقع الديوان gca.gov.sa. المواد المعتمدة هنا: الثانية والثالثة والرابعة والخامسة والتاسعة والعاشرة والسابعة عشرة والخامسة والعشرون والثامنة والعشرون والثامنة والثلاثون.

القواعد نفسها تحيل إلى نظام وظائف مباشرة الأموال العامة (المرسوم الملكي رقم م/18 وتاريخ 23/2/1436هـ) ولائحة الجرد والمحاسبة الصادرة عن الديوان. وقد يصدر الديوان تعديلات لاحقة، فتُراجع النسخة المنشورة على موقعه قبل اتخاذ أي إجراء.

تستخدم القواعد العبارة «أمين المستودع أو مأمور العهدة» لوصف الشخص المعيّن على المستودع ذاته. أما «مأمور عهدة ساحة الاستلام» فوظيفة مستقلة تتولى الاستلام المؤقت للأصناف الواردة، و«مراقب العهد» وظيفة رقابية في وحدة مراقبة المخزون. وللتفصيل في سلسلة المستندات بين هذه الوظائف راجع مستندات المستودع الحكومي: الاستلام والصرف والإرجاع.

لا. تنص القواعد على أن الأمين هو المسؤول المباشر عن المحتويات وأنه لا يجوز لغيره فتح المستودع أو إغلاقه. والاستثناء الوحيد غياب الأمين، إذ تشكّل السلطة المختصة لجنة تفتح المستودع لتصريف الأعمال وتغلقه بمحضر. وتفصيل مصير العهدة عند تغيّر الأمين في إدارة العهد العينية والشخصية.

إذا كانت الإجازة أو الانتداب أو المرض أقل من ثلاثة أشهر جاز للجهة أن تُسلّم موجودات المستودع لأحد موظفيها بمحضر تسليم واستلام، ويتكرر الإجراء عند العودة. وإذا بلغت المدة ثلاثة أشهر فأكثر وجب جرد ومحاسبة. وفي الحالتين تُدرج المحاضر في النظام الآلي فور إعدادها. وللتفصيل في أنواع الجرد وإجراءاته راجع الجرد في المستودعات الحكومية.

نعم، فمن مهامه المنصوص عليها الاشتراك في لجان فحص الأصناف. وفي لجنة الأصناف المرجعة تنص القواعد على أن يكون أمين المستودع أحد أعضائها الثلاثة على الأقل، مع عضو فني إن اقتضى الأمر. أما لجنة الجرد الكلي فتتألف من غير المسؤولين عن عهد المستودعات. وتفصيل عمل لجنة الفحص في لجنة الفحص والاستلام للمواد الواردة.