مستندات المستودع الحكومي: النماذج الإحدى عشرة وكيف تتحرك في الاستلام والصرف والإرجاع

عرّفت المادة الأولى «النماذج المستودعية» بأنها النماذج المعتمدة التي يجري بموجبها تنفيذ إجراءات الاستلام وقيد الأصناف وصرفها وجردها وفق القواعد. وهي إحدى عشر نموذجًا مرقّمة، يُنشئها النظام الآلي ولا تُحرَّر يدويًا:

في المستودعات المركزية والفرعية تمر الأصناف المشتراة بسلسلة مرتبة. كل خطوة تُرسل نسخها آليًا إلى الجهات المعنية، وهذا هو سبب اعتماد النظام الآلي لا الأوراق:

يُصرف الصنف من المستودع بموجب طلب صرف مواد (النموذج 7) تعدّه الإدارة الطالبة من النظام الآلي. وبعد اعتماده تصل نسخته إلى مستودع الصرف والإدارة المالية وإدارة المستودعات ووحدة مراقبة المخزون ومراقب العهد. ثم تتوزع الخطوات:

ترجع الأصناف إلى المستودع في خمس حالات: انتهاء الغرض الذي صُرفت من أجله، والاستغناء عنها، وزيادتها عن الحاجة الفعلية، وعدم صلاحيتها، وتلفها. وتعدّ الإدارة المرجعة مستند إرجاع (النموذج 9) من النظام الآلي، فيصل إلى لجنة تشكّلها السلطة المختصة من ثلاثة أعضاء على الأقل، أحدهم أمين المستودع، وعضو فني إن اقتضى الأمر. وتفحص اللجنة الأصناف وتوصي: صالحة للاستعمال، أو تحتاج إصلاحًا مع بيان نوعه وتكلفته، أو يُتخلص منها ببيع أو إتلاف.

بعد اعتماد صاحب الصلاحية للمستند تتوزع نسخه تلقائيًا: إلى أمين المستودع لإدخال الأصناف الجديدة بأمر إضافة، وإلى مراقبة المخزون لقيد الأصناف الجديدة والصالحة للاستعمال بسعر مناسب، وإلى مراقب العهد لإسقاط العهدة، وإلى الصيانة أو البيع أو الإتلاف بحسب القرار. أما الصنف المحال لإصلاح أو بيع أو إتلاف فيُصرف بموجب مستند صرف أصناف رجيع (النموذج 10).

ويتصل هذا بمقال الأصناف الراكدة والمكدسة وإجراءات التخلص منها.

تجمع القواعد في موضعين ما يسري على كل المستندات، وأهمها:

قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، الديوان العام للمحاسبة، نسخة معدّلة تعدّل القواعد الصادرة بتعميم الديوان رقم 18345 وتاريخ 29/3/1442هـ، المنشورة على موقع الديوان gca.gov.sa. المواد المعتمدة هنا: الأولى والثامنة والتاسعة والعاشرة والسابعة عشرة والثانية والثلاثون والرابعة والثلاثون والسابعة والثلاثون.

أرقام النماذج وأسماؤها وتسلسل النسخ منقولة من النص الرسمي. وإذا صدر تعديل لاحق على القواعد فالمرجع النسخة المنشورة على موقع الديوان.

إشعار الاستلام المؤقت (النموذج 1) يثبت أن الأصناف وردت وهي ما زالت تحت الفحص، ولا يُدخلها المخزون. أما مذكرة الاستلام (النموذج 2) فلا تُعدّ إلا بعد الفحص والقبول، وهي النموذج الوحيد المعتمد لإدخال الأصناف المشتراة إلى المستودعات. وعمل لجنة الفحص بينهما موضح في لجنة الفحص والاستلام للمواد الواردة.

يُستخدم محضر الاستلام (النموذج 3) حين تُستلم الأصناف مباشرة في مواقع العمل لاستخدامها، كمواد الإعاشة اليومية أو المحروقات، أو في الاستلام للاستخدام المباشر في المستشفيات والمدارس والمكتبات. وهو النموذج الوحيد المعتمد لتلك الحالات. وفي بقية الحالات تعتمد الجهة مذكرة الاستلام كما في قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.

لا. تنص القواعد على أنه لا يجوز التعديل على مذكرة الاستلام أو محضر الاستلام أو طلب صرف المواد أو تحرير محتوياتها بعد إعدادها واعتمادها، وتطلب من النظام الآلي ألا يقبل ذلك. وتصحيح الأخطاء يمرّ عبر التسويات القيدية في بطاقات الصنف والعهد، كما يوضح مقال الرصيد الدفتري مقابل الجرد الفعلي.

عند الصرف من مستودع مركزي أو فرعي إلى إدارة أو قسم أو موظف، تُرسل النسخ آليًا إلى مستودع الصرف والإدارة المالية وإدارة المستودعات ووحدة مراقبة المخزون ومراقب العهد. ويقيّد مراقب العهد الأصناف المستديمة في بطاقة العهدة، وتفصيل ذلك في إدارة العهد العينية والشخصية.