الرصيد الدفتري للمخزون: لماذا يتعذّر الجرد بدونه؟

الرصيد الفعلي هو العدّ الميداني لأصناف المستودع لحظة الجرد، ينتجه أمين المستودع ولجنة الجرد. أما الرصيد الدفتري فهو القيود المسجَّلة في بطاقة الصنف وبطاقة مراقبة الصنف، مستمر ومحدَّث مع كل حركة. المعادلة الرقابية بسيطة: فرق الجرد = الرصيد الفعلي − الرصيد الدفتري. إذا كان أحد الطرفين مفقودًا، فالمعادلة لا تُحلّ ويصبح الجرد مجرد عملية عدّ بلا قيمة رقابية.

نصّت قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية على وجود سجل تفصيلي (بطاقة صنف) خاص بكل صنف موجود، ولكل مستودع على حدة. بطاقة الصنف (نموذج رقم 4) يمسكها أمين المستودع، وتُقيَّد فيها الكميات فقط عند الاستلام والصرف. بطاقة مراقبة الصنف (نموذج رقم 5) تمسكها إدارة أو وحدة مراقبة المخزون، وتُقيَّد فيها الكمية والقيمة معًا، ومنها تُستخرج القيمة المالية للمخزون في نهاية السنة المالية. وجود بطاقتين متناظرتين ليس ازدواجية، بل ضابط رقابي مقصود يسمح بالمطابقة بين جهتين مستقلتين — فصل من يحتفظ بالصنف عمّن يراقب قيده.

أبرز الأسباب التي تُفقد الجهة رصيدها الدفتري: عدم إمساك بطاقات الصنف أصلًا والاعتماد على كشوف يدوية غير منتظمة؛ القيد المتأخر بتسجيل الحركات بعد أسابيع من وقوعها؛ صرف أصناف دون مستند صرف نظامي؛ عدم قيد الأصناف المرجعة في حقل الوارد؛ غياب إدارة أو وحدة مراقبة مخزون مستقلة تمسك البطاقة المناظرة؛ وعدم تسعير الأصناف فيوجد رصيد كمي دون رصيد قيمي.

النظام الآلي يُلغي فجوة القيد اليدوي: كل حركة تُنتج قيدها تلقائيًا في اللحظة نفسها. محضر استلام يُقيَّد في حقل الوارد بالبطاقتين آنيًا؛ طلب صرف يُقيَّد في حقل المنصرف بالبطاقتين؛ مستند إرجاع يُضاف بعد تسعيره وفق متوسط أسعار التوريد؛ وتقرير لجنة معاينة وتحقيق يُسقط الصنف من البطاقتين بعد الموافقة النظامية عند الفقد أو التلف. لا توجد فترة بين وقوع الحركة وقيدها، وتُجرى المطابقة بين بطاقة الصنف وبطاقة مراقبة الصنف آليًا فتظهر أي فروقات فور نشوئها بدلًا من اكتشافها بعد اثني عشر شهرًا في الجرد السنوي.

من اختصاصات إدارة أو وحدة مراقبة المخزون إجراء مطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في بطاقات مراقبة الصنف على تلك الواردة في بطاقات الصنف، وإجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف مع ما يقابلها من أرصدة مسجَّلة للتحقق من انتظام القيود. إذا أظهر الجرد فرقًا بين الفعلي والدفتري، يُعاد جرد الصنف مرة ثانية للتأكد، فإن ثبت الفرق يُثبَّت في الحقلين المخصصين بالنقص أو الزيادة على استمارة الجرد، ثم تبحث لجنة الجرد في أسبابه مع المسؤولين قبل رفع تقرير نهائي بالنتائج.