لوحة مؤشرات المستودعات الحكومية: ماذا تقيس وكيف تقرؤها وما مؤشرات مراقبة المخزون؟

تنص المادة الثانية والعشرون على أن تعيّن السلطة المختصة في الجهة إدارة أو قسمًا أو وحدة مستقلة لمراقبة المخزون ترتبط بالمسؤول الأول في الجهة، ويجوز للجهات متعددة الفروع إنشاء أقسام أو وحدات مراقبة بحسب حجم العمل وبالاتفاق مع الديوان العام للمحاسبة. ومعنى ذلك عمليًا أن الرقابة على المخزون ليست جزءًا من إدارة المستودعات التي تُراقَب.

وبذلك تكون اللوحة أداة وحدة مراقبة المخزون في الأصل، ويستفيد منها مدير إدارة المستودعات وأمناء المستودعات والمسؤول الأول. ومن الأفضل أن تعرض كل فئة ما يخصّها: المدير يرى الصورة الكلية، والمراقب يرى المطابقات والتسويات، والأمين يرى ما يستحق اهتمامًا في مستودعه.

المؤشرات أدناه مقترحة وصياغتها لنا، لكن كل عائلة منها تقوم على نشاط نصّت القواعد عليه. ولم تحدد القواعد قيمًا مستهدفة لأي منها.

هذه القواعد من منهج القراءة لا من نص القواعد، لكنها تحمي من أكثر سوء القراءة شيوعًا:

حددت المادة السابعة والثلاثون ما يجب أن يتضمنه النظام الآلي للمستودعات، ومنه تقارير يمكن أن تغذّي اللوحة مباشرة: تقرير بالأصناف حسب مكان التخزين، وتقرير بمجموعات الأصناف، وتقرير بحركات الصرف والاستلام، وتقرير بأرصدة الأصناف في تاريخ معين لجميع المستودعات أو لمستودع واحد، وتقرير بطاقة الصنف، وتقرير بطاقة مراقبة الصنف، وتقرير حالة النظام والصيانة الدورية، إضافة إلى تقارير أصناف الرجيع والعهد.

أي مؤشر لا يمكن اشتقاقه من هذه التقارير أو من بيانات النظام يستحق أن يُسأل عنه: هل هو فعلًا مطلوب رقابيًا، أم أنه رقم جميل فحسب؟ وتفاصيل بقية المتطلبات في متطلبات النظام الآلي للمستودعات الحكومية.

قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، الديوان العام للمحاسبة، نسخة معدّلة تعدّل القواعد الصادرة بتعميم الديوان رقم 18345 وتاريخ 29/3/1442هـ (gca.gov.sa): المواد التاسعة والثانية والعشرون والثالثة والعشرون والخامسة والعشرون والسادسة والعشرون والثلاثون والحادية والثلاثون والسابعة والثلاثون.

المؤشرات الثمانية صياغة اقتراحية مبنية على النشاط الذي تنص عليه هذه المواد، وليست مؤشرات صادرة عن الديوان. ولا تتضمن القواعد قيمًا مستهدفة، وكل جهة تحددها بحسب طبيعة مستودعاتها.

أهمها ما يرتبط بالرقابة لا بالحجم: دقة المطابقة بين بطاقات الصنف وبطاقات المراقبة، وقيمة فروقات الجرد، والأصناف تحت الحد الأدنى أو فوق الأعلى، والأصناف الراكدة، والعهد غير المقيّدة. ومعادلات مستويات التخزين الثلاث موضحة في مستويات التخزين: الحد الأدنى وحد الطلب والحد الأعلى.

تتولاها إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون وفق المادة الثالثة والعشرين، ومن وظائفها أخصائي مراقبة المخزون الذي يعدّ التقارير المتعلقة بحركة المخزون. وفي تقارير الجرد تُرسل نسخ استمارات الجرد والتقارير النهائية إلى الديوان العام للمحاسبة، كما يبيّن مقال الجرد في المستودعات الحكومية.

تنص المادة 23 على مطابقة «على فترات دورية» للقيود الواردة في بطاقات الصنف مع قيود بطاقات مراقبة الصنف مع حفظ المطابقات، وعلى مطابقة شهرية لأرصدة فعلية لبعض الأصناف في المستودعات. ولم تحدد القواعد فترة بعينها للمطابقة الدورية، فتحددها الجهة. وأساس هذه المطابقة موضح في الرصيد الدفتري مقابل الجرد الفعلي.

لا. تحدد القواعد النشاط الرقابي والمدد النظامية والمعادلات، ولا تضع نسبًا مستهدفة لدقة القيود أو لفروقات الجرد. فعلى الجهة أن تضع قيمها المستهدفة بحسب طبيعة أصنافها، وأن تعتمدها قبل أن تجعلها معيار تقييم. وللتعامل مع الأصناف التي تتجاوز الحدود راجع الأصناف الراكدة والمكدسة.